デザインイベント・展示会の運営では

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デザインイベントの運営 | 10月15日更新

デザインイベント・展示会の運営では

デザインイベントや展示会は、イベント参加者の満足度が大きなポイントで、満足度を得るためにも入念に事前確認を実施する必要があります。
ただデザインイベントや展示会の企画・運営には、様々なスタッフが不特定多数関わることが多くて、イベント内容や運営方法などを責任者だけでなくスタッフ間でも共有しなければならないのです。
その為には、企画・準備から運営までの業務を一つ一つ洗い出して、手順の統一化やイベント情報の集約を実施し、誰でも安定した運営ができるマニュアルを作成する必要があります。

また、このような運営マニュアルを作成することはノウハウの構築にもつながることになるのです。
それからデザインイベント・展示会を成功させる為には、スタッフ1人ひとりの動きが重要で、スタッフがバラバラの動きでは意味がありません。
イベントの全体像や目的、メンバーの役割に関連する配置・動きを明確にすることが大切で、その為にもマニュアル作成が大事なのです。

何のために、いつ、どこで、どのように動くのかをスタッフが分かっていれば、何かの想定外のトラブルが発生しても現場で素早く対応できる可能性が高くなります。
またマニュアルに緊急の連絡先やトラブル担当者をプラスして明確にしておくと、さらにイベント参加者が満足できる対応も可能になるのです。
このように、運営マニュアルがあることでスタッフがそれぞれ自主的に動くことができて効率的に運営できますし、スタッフも安心して業務を行うことができます。

重要な意味を持つ運営マニュアルを作成する際には、いくつかのポイントを抑えて情報を盛り込む必要があるのです。
まずデザインイベントや展示会の全体像が必要で、会場のタイムスケジュールやレイアウト、組織運営図などが必要になります。
それによりスタッフは、組織での自らの役割や位置、どの場所でいつ動けば良いのかについて全体像を知ることができるのです。
準備に欠かせないイベント計画は、人員配置や入場者の誘導などにも関係してくる重要事項の一つになります。

デザインイベントや展示会を安心・安全に運営するためには、緊急時やトラブルへの対応、当日必要な備品リストを用意しておくことも大事です。
具体的には、急病人の発生・災害や天候悪化による避難などといったトラブルを想定して対処法を記載します。
また必要な備品がなければ運営ができない場面が数多くありますが、見落としが発生することも少なくないのです。
備品リストについてはイベントにより違いがあるので、イベントの内容や規模に合わせてリストにすることが大切になります。

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