デザインイベントスタッフの役割

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デザインイベントの運営 | 10月15日更新

デザインイベントスタッフの役割

デザインイベントでは事前準備はとても重要ですが、イベントを成功させるにはスタッフの役割分担をして、担当がそれを完璧におこなうことが大事です。
デザインイベント当日必要な役割分担としては運営と進行があって、運営スタッフは来場者の方々がスムーズに、そして快適に過ごすことができるようにする役割になります。
一方の進行スタッフは、イベント内容にもよりますがプログラムをスムーズに進める役割で、これらを全体的に統括するのが全体責任者です。

デザインイベント全体の統括する全体責任者の役割は、イベントの6W2Hを基本に様々な側面からイベント全体を見渡すことになります。
その為、何かあった時に行動がすぐできるように、できる限りイベント当日の具体的な役割を持たないことがおすすめです。

運営スタッフの仕事としては、イベントに関する全体的な内容をスタッフと共有するための運営マニュアルの準備があります。
運営マニュアルをしっかりと準備しておくことで、イベントに関係するスタッフ全員が認識を一致するために有効になるのです。
デザインイベントの来場者をお迎えする受付も運営スタッフの仕事で、来場者の人数や受付でやる作業内容に応じて受付スタッフの人数はあらかじめシミュレーションしておきましょう。
イベント会場に応じて配置が必要になるのが誘導スタッフで、来場者が迷いそうなポイントに誘導スタッフを配置すると快適にデザインイベントを楽しむことができるのです。
ただ会場やイベントの規模によっては、受付が誘導スタッフの役割を兼ねることもあります。

デザインイベントの内容にもよりますが、プログラムをスムーズに進める進行スタッフが必要になることもあるのです。
進行スタッフの仕事としては、プログラムを時系列に並べて司会のナレーションや音響のタイミングなどを、どのようにするのかをまとめた進行台本の用意があります。
また、リハーサル・司会や登壇者の段取り説明・本番時のナレーションタイミングや登壇者のステージへ上がるタイミングなど、全体の流れを把握して最適なタイミングのキュー出しすることも進行スタッフの仕事です。
それから映像・音楽を流すことや会場照明なども進行スタッフの仕事になるので、タイミングや内容などについて事前に打ち合わせしておきましょう。

イベントの内容や来場人数で必要なスタッフ数や役割分担も異なるので、これが正解ということではないです。
ただ明確な役割分担をしておくことや、最適なスタッフ人数を確保しておくことは大切で、何より役割を各自が意識してイベント当日に慌てないようにすることが大事になります。

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