デザインイベントの会場選び

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デザインイベントの運営 | 10月15日更新

デザインイベントの会場選び

デザインイベントの実務担当者になると、イベント会場選びも大変な仕事になります。
会場予約をする際に、アクセスの良い会場が抑えられない、デザインイベントではどの程度の広さの会場を用意するのが良いのか、会場の費用が上がってしまったなど、悩みや困りことが少なくないです。
また、いざ会場を借りてみたら必要な機材が無かったり、準備に時間がかかってしまったりと苦労が絶えません。
しかし、時間をかけて計画したアイデアを表現するためにも会場は不可欠ですし、デザインイベントの成否は会場で決まると言えるのです。

では、どのようなポイントを抑えてデザインイベントの会場選びをしたら良いのでしょう。
会場選びの具体的なポイントとしては、アクセス・施設・利用時間・利用料金・予約の5つが考えられるのです。
デザインイベントは、アクセス面を考慮して都市部近郊で企画されるケースが多いのですが、その地域にある会場は人気があるので予約が困難な場合も少なくありません。
そこで視野を広げて会場施設を検討してみることも大切で、アクセスイメージから会場候補地から外されがちな場所でも、アクセスが良くて都市部移動とそれほど変わらない地域もあるのです。
ですから、あえて都市部にある会場を候補地から外して検討してみるのもひとつの選択肢になります。

予定の集客人数や用途・イベントスタイルで適正な会場とその広さは変わってきますし、希望するコンテンツが対応可能か、機材や設備の有無も含めて施設環境をチェックしなければならないです。
そして必要な設備が無い場合には、設備のレンタルの費用がどの程度かも把握して起きましょう。
それからクロークやトイレも重要で、クロークの広さは十分か、トイレの数は十分かを考えることは、満足度の高いイベントにつながるのです。

デザインイベントを実施される担当者の中には、イベントを実施するのにどの程度の時間会場を借りなければいけないのかというイメージが沸かないこともあります。
イベント会場施設の使用時間は本番の時間だけではなくて、設営や撤収する時間も含まれるので、その時間も考慮して空き状況を確認する必要があるのです。

会場の使用料に関しては、ホームページで提示している会場と、そうではない会場がありますし、会場によっては特有の課金形態が存在する場合もあるので注意が必要になります。
ですから会場予約する際には、イベント内容やスケジュールを伝えて見積を取り寄せるのがポイントになりますし、会場施設の繁忙期を把握しておくと便利です。

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