Visia – イベント運営とデザインについて

Visia – イベント運営とデザインについて

デザインイベント運営のために

▼ 目次

デザインイベントは開催の目的を明確に

デザインイベントはデザイン好きには見逃せないイベントで、様々な種類のイベントがあります。
その為、イベントの趣旨や内容は多岐にわたりますが、デザインイベントを運営するにあたっては、明確な目的を打ち立て実施することが大切です。
デザインイベントの運営のポイントになる企画立案においては、何のためにそのイベントを開催するのかといったイベントの目的が重要になります。
イベント開催の目的をしっかりと定義しておくことにより、ブレのないイベント企画の作成ができて、関係者同士の認識の共有が行いやすくなって運営もスムーズに進行できます。

その際に重要なポイントは、できるだけ具体的な目的を設定することで、それがイベント企画・運営の指針として役立つのです。
逆に、開催するイベント自体で得たい成果から目的が離れすぎてしまうと企画・運営の指針として役立たないので、目指したい具体的な成果を目的として定義すると良いでしょう。

もうひとつ大事なポイントは、あくまでもイベントは目的を達成するひとつのきっかけということを理解しておくことです。
ですからイベントの目的やテーマを大袈裟に設定しすぎないで、できる限り等身大の目的やテーマの設定を心がけましょう。
また目的をできる限りひとつに絞ることも大切で、いくつもの目的が考えられますが、最も重視したいものを選んでひとつに目的を選択することです。
いろいろと欲張るのではなくて、シンプルに絞った方が成果の見込めるイベント企画が立案しやすくなります。

デザインイベントの集客ターゲットは?

明確な目的が決定したら企画を立てますが、その時に念頭に入れておくことは、ターゲットの関心を惹くことを重視することです。
どれだけ立派で崇高なデザインイベントの趣旨でも、ターゲットの関心を惹き付けることができないと、イベントの集客ができません。
また、ある程度の集客ができたとしても、面白かった・有意義だったと感じる参加者は少なくて、デザインイベントの効果は半減してしまうことになるのです。

ターゲットの関心を惹く有効な手法のひとつとしては、話題性や意外性を狙うというテクニックで、話題性の高い要素を盛り込むことによって、より強く関心を持ってもらえる可能性が高まります。
また、一見あまり関連がなさそうに考えられる要素と合同でイベントを開催するのも意外性があって有効な施策になるのです。
ただ、その際には他の要素に埋もれてしまわないように、ターゲットが惹き付けられる企画を立てるように心がけることが大切になります。

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アイデアを考える時には

デザインイベントの企画を考えるにあたって、具体的なアイデアが浮かばないことも少なくありません。
そのような場合には、アイデアをゼロから考えるのではなくて、他社のイベント事例など参考にするのもひとつの方法です。
ただ、その内容を完全に真似をするのは倫理的に問題がありますし、それでは集客ターゲットの関心を惹くことはできません。
ですから、あくまでもアイデアを参考にするだけに留めて、具体的なテーマや内容に関してはオリジナルの企画を立案することが大切になるのです。

また、集客ターゲットにイベント開催に関するアンケートを実施して、そのアンケート結果を参考に企画を立案していくのも手法としてもしばしば用いられます。
これにより主催者側からの一方的な情報提示するだけではなくて、参加者からのフィードバックを得ることで、コンテンツに落とし込んで活用することもできるのです。
ちなみに、近年はフィードバックを得る施策のひとつとしてソーシャルメディアの活用する方法があります。

イベント企画の立案が完成したら、実際のイベント開催・運営に向けた準備・段取りを実施しますが、人と物がダイナミックに動くイベントでは様々な準備が必要です。
その為には、当日のデザインイベントの運営も含めた進行スケジュールを明確にして、実施計画書や運営マニュアルを作成しておくと良いでしょう。
ちなみに実施計画書とは、イベントの目的や趣旨・スタッフの体制図・おおまかなスケジュールなどをまとめたもので、運営マニュアルはこれを具体的に落とし込みをしたものです。

運営マニュアルに欠かせない内容

事前に実施計画書と運営マニュアルを作成することにより、準備段階での抜け漏れを防ぐことができますし、イベント運営もスムーズにできます。
運営マニュアルに必要な項目としては様々考えられますが、その中でも重要になる項目は何なのかを知って、それを中心に作成すると良いです。

運営マニュアルの重要項目としては、イベント当日の運営を担当する組織・チームの体制を示す運営組織図、イベント当日の動きなどを時系列で記載する全体のタイムスケジュールがあります。
また、当日のプログラム・施設利用計画・会場のレイアウト図面・運営計画を記載したオペレーション計画・案内板に関するサイン計画なども大事になるのです。
それから緊急時やトラブル対応、イベントで使用する機材などの備品リストも欠かせない内容になります。

 

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